回想起十幾年前剛上大學時，對「教授」的稱呼充滿了敬畏和好奇，對他們下課走出教授後的行程更是一無所知。然而，隨著我在學術生涯中逐漸向上攀登後才逐漸明白，其實教授的生活遠比我們想樣中要忙碌得多，難怪他們有時候沒空回我電子郵件，而且對我們沒有準備的報告或會議如此生氣，因為我麼其實在浪費他們的時間。其實不只是教授，在尋求別人幫忙時一定要抱著感恩的心來尊重對方的時間。畢竟在對方的視野中，有比我們更重要的事物。這篇文章想要來談談理工科系的教授的日常生活和工作壓力。

教授們的常見代辦事項

以往已經有不少針對高等教育機構內教職員的時間分配調查統計。以下這張圖表是2013以 Boise State University 的 30 位教授為樣本的週末與週間時間分配統計(Ziker, 2014b, 2014a)。可以看到週間主要的時間都用於開會、回信，與備課，而週末主要的時間則是用於備課、課程管理，與回信。

從以上的張圖表可以看出來：

1. 教授們有排山倒海的電子郵件需要回覆。
2. 由此可見，備課其實很重要，但週間被會議與回信佔用太多時間了，所以只能週末做。
3. 除次之外，還有許多會把時間切割成小塊的瑣碎事情。

如果想知道教授們更細節的工作項目，還有更多文章在更廣泛地討論(Link et al., 2008; Milem et al., 2000)。以下先稍微舉例一些常見的工作事項。

一般

1. 處理回不完的電子郵件。一天可能一百封以上。還需要去學校信箱領取實體信件。
2. 好多會議要參加。有些是真的要參與討論作決策，有些是要等著被問問題，有些是要出席表示尊重。
3. 有時候要參加消防安全演習與定期環安衛講座。

與教學有關

• 準備教材：有經驗的教授只需要更新教材即可，但對於新教授來說，需要花更多比較多時間準備教材。不只包含講義，還有小考卷與期中期末考題。上課前講義可能還需要試講練習，考題則還要出相對應的解答。雖然可以外包給助教或博士生，但是初期可能還是要親力親為。
• 回答線上課程平台學生的提問。
• 監考及和助教討論評分標準。

與研究有關

• 與博士生及博士後定期的研究會議。
• 撰寫和申請研究經費及補助。
• 實驗室週會。
• 受邀擔任口試委員。
• 學生問說要買 A 牌藥品還是 B 牌藥品。

私人

1. 等等五點要接小孩放學。
2. 禮拜六早上要幫女兒綁好頭髮，送她去芭蕾舞課。
3. 周末有個跟親戚長輩的聚餐，可能會被問什麼時候要生第二胎。
4. 最近都在忙，好久沒有練小提琴了，禮拜天來拉一下。

不同職位教授們的常見代辦事項

除了以上提到的幾點，這邊想要就不同職位的教授，條列一些可能會需要處理的工作。有些可能會重複。

新任教授與助理教授的常見代辦事項

1. 規劃學生休息室與實驗室的空間：
   系上給的分派的空間都是空的還沒蓋好，需要聯絡辦公室裝潢廠商與實驗室裝修廠商
2. 購買實驗儀器與設備：
   依據實驗需求與預算跟廠商來回討論規格，以及跟不同廠商比價與議價。
3. 如果有國外經驗，會被拜託去邀請國外講者參與學術會議。
4. 主持研討會中的分組會議：
   講者可能都是比較資深的教授，需要把開場介紹背熟以免得罪人家。講完沒人問問題要想個問題問，不然會顯得冷場。講者超時但對方是院士不敢催他下台。
5. 閱讀排山倒海的大學入學申請文件及研究所入學申請文件：
   第一階段有約 900人投，但我們要篩出 200 人進入第二階段。每份需要三位教授閱讀評分，系上三十多位教授有 27 位有空參與評審，平均每人要看 100 份。系上只給兩個禮拜要看完，所以一天要看十份以上。
6. 研究所招生面試：
   第二階段面試可能 200 人取 100 人，這樣分四組教授面試，每組三位教授要面試 50 人。每人報 15 分鐘的話一小時可以面試四人，一天八小時可以面 32 人。扣掉中午吃便當跟中間休息上廁所，這樣要面試快兩天。
7. 受大學入學考試中心邀請，來編纂大學入學考試的題目。

副教授與正教授的常見代辦事項

1. 接任研究中心主任等職位，處理所帶來的相關行政工作。
2. 與產學合作的業界代表開會，討論需要協助的研究方向。
3. 策劃和主持專業研討會或學術講座。
4. 協助學院或大學的國際合作和交流計劃。
5. 編纂系上研究所入學考的考題。

多系和聘、院士，及諾貝爾獎得主等級的大咖教授的代辦事項

1. 參與國際學術會議作為主講嘉賓。
2. 與政府或非政府組織合作，對特定議題提供專業意見。
3. 參與制定系級、院級，或校級的預算經費分配與發展規劃會議。
4. 與出版社合作，出版專業書籍或學術著作。
5. 擔任學術獎項的評審委員。

在看過這些多樣而繁重的工作後，其實不難理解為什麼教授總是忙碌不堪，他們的時間和注意力是非常有限的資源。以前常常抱怨教授怎麼都不回電子郵件，但實際上的情況往往是，他們的一天充滿了教學、研究、會議和行政工作，而這些僅僅是冰山一角。

比我們的信件重要的事情真的太多了，所以一定要有耐心和同理心。這並不是說我們的問題不重要，而是要理解在教授的多重職責中，我們的需求可能僅是其中的一小部分。

教授的工作與時間管理

對於所有中高階管理者來說，有效的時間管理不僅是一種技能，更是一種藝術。教授們則必須在教學、研究和行政工作之間找到平衡點，需要極高的時間管理技巧和自我調節能力。這裡有一些方法教授們用來管理他們繁忙的日程：

1. 優先排序：決定哪些任務是最緊急和重要的，然後按優先順序處理。
2. 時間塊劃分：將一天劃分成幾個時間塊，每個時間塊專注於一種特定的工作，比如研究、教學或行政工作。
3. 學會說不：有時候，教授必須拒絕一些請求或機會，以保證他們能夠專注於最重要的事務。

比較工程師與教授的忙碌樣態

事情沒有做完的一天

在科技業工作過之後，我可以切身體會工作上事情做不完的忙碌感。基本上事情沒有做完的一天，永遠有工作相關的事情可以做，只是重要與緊急程度的差別。閒下來的時候會緊張，擔心是甚麼事情忘了做。不過工程師與教授的壓力稍嫌不同，工程師背後有小老闆在看，小老闆背後有大老闆在看。做不好不是被一路嗨賴上去就是一路被釘下來。教授的壓力則比較不一樣(Rosenhall, n.d.)，主要是要對自己負責，幾年下來沒有厲害的發表，同事可能就會覺得這個人不行。

艾森豪矩陣(Eisenhower matrix)

面對排山倒海的事情，艾森豪矩陣(Eisenhower matrix)是一個能有效管理工作優先順序的方法。從下圖可以看到，事情被依照重要程度與緊急程度兩個維度被分成四類。重要且緊急的需要立刻處理，重要但不緊急的需要安排時間處理，不重要但緊急的可以委託他人處理，不重要且不緊急的可以刪除或是真的有空再做。

教授或高階經理人能應用艾森豪矩陣來有效分配其時間資源，並專注於對學術或公司發展最為關鍵的任務。舉例來說，教授可能將撰寫研究計畫定為「重要且緊急」，而將閱讀專業文獻定義為「重要但不緊急」。高階經理人則可能將處理突發產線狀況定義為「重要且緊急」，而將員工培訓計畫的規劃定為「重要但不緊急」。

透過這種方式，他們能夠更有效地管理自己的時間，確保重要的工作得到適時的關注，同時也能夠避免因為緊急但不重要的事務而分散注意力。此外，將某些任務委託給其他人，或是決定不去處理那些不重要且不緊急的事情，可以讓釋放出更多的時間，來處理那些對長期目標更關鍵的任務。這不僅提高了工作效率，也促進了個人和組織的整體成長與發展。

工程師可以報加班，但教授不能

教授們，尤其是還沒獲得終身職的助理教授跟副教授，往往都超時工作(Milem et al., 2000)。很多時候吃完晚餐還要回到辦公室，或是把工作帶回家，哄完小孩睡覺後還要抓緊時間處理郵件。有篇文章甚至專門在講新任教授的時間管理建議(Ailamaki & Gehrke, 2003)。雖然臺灣大學有教職員報加班的流程(臺灣大學總務處, n.d.)，但能報加班費的只有被規定要簽到退的人員才比較有可能。教授與博士後沒有規定要簽到退，所以難界定工作時數。況且事情都做不完了，應該不會有人花時間還去報加班。

學生如何更好地與教授互動

理解了教授的忙碌，作為學生應該怎樣更有效地與教授互動呢？以下是一些重要的建議：

1. 預約時間：嘗試預約時間與教授會面。如果他們沒有回覆的話(通常都會這樣子)，再考慮直接敲門提醒。見面開頭就三句話：自我介紹、說明目的，以及詢問教授有沒有時間。
2. 會前準備：如果有榮幸跟不熟或是初次見面的教授談個五到十分鐘，其實是非常榮幸的。試想他一天中有幾個十分鐘可以給不熟的人。因此，充分準備是很重要的。如果要討論研究題目，最好準備完整的投影片(或至少八成完整)，印出來幾張或是以平板筆電展示給對方看都行，因為之前寄給他的那一份電子檔可能已經被淹沒在郵件海中了。不用擔心說準備了 30 頁但對方只有不到十分鐘，其實他們也算是專家，投影片刷過去就大概知道重點了。而且呈現較多的準備也可以是一種誠意的展現。
3. 明確溝通：在電子郵件中清晰、簡潔地表達你的問題或需求，並且記得署名，這樣教授可以更快地回應。在會面或通信時，直接進入主題，避免不必要的閒聊，讓教授可以盡快處理你的需求，然後讓他回到他的工作上。

結語

我們每個人都在自己的角色中忙碌著。了解和尊重彼此的時間和努力，可以幫助我們建立更有效、更和諧的師生關係。

參考資料

1. Ailamaki, A., & Gehrke, J. (2003). Time management for new faculty. SIGMOD Rec., 32(2), 102–106.
2. Link, A. N., Swann, C. A., & Bozeman, B. (2008). A time allocation study of university faculty. Economics of Education Review, 27(4), 363–374.
3. Milem, J. F., Berger, J. B., & Dey, E. L. (2000). Faculty Time Allocation. The Journal of Higher Education, 71(4), 454–475.
4. Rosenhall, J. (n.d.). How stressful is it being a professor at a top university? What do university professors do in their free time? Quora. Retrieved 2024-0204, from https://www.quora.com/How-stressful-is-it-being-a-professor-at-a-top-university-What-do-university-professors-do-in-their-free-time
5. Ziker, J. (2014a). How professors use their time: Faculty time allocation. The Blue Review. https://scholar.google.ca/scholar?cluster=6041509412841821503&hl=en&as_sdt=0,5&sciodt=0,5
6. Ziker, J. (2014b). The long, lonely job of homo academicus. The Blue Review.
7. 臺灣大學總務處. (n.d.). 常見問題-1-報帳相關：加班費報帳如何辦理？. 國立臺灣大學總務處出納組. Retrieved February 4, 2024, from https://ga.ntu.edu.tw/cashier/main_ch/faqList.aspx?uid=81&pid=81